Vous avez prévu une réunion de 30 min et elle dure plus d’1 heure, comme à chaque fois. Vous ne comprenez pas pourquoi. Comment faire pour qu’elle soit efficace, Que devez-vous faire ?  De quelle manière, devez-vous conduire une réunion ? Je vous partage 3 conseils pour conduire une réunion efficace sans perte de temps.

Cliquez ci-dessous pour voir cet article en vidéo !

 

 

Il est important pour vous et pour votre équipe de conduire une réunion efficace pour :

  • ne pas perdre de temps,
  • continuer à motiver votre équipe à avancer
  • et être à leur écoute.

Une réunion est un moment de partage.

 

1er conseil : Fixer l’objectif de la réunion :

Vous devez garder à l’esprit l’objectif principal tout au long de cette réunion. Si vous remarquez qu’un collaborateur commence à partir sur un autre sujet. C’est à vous d’intervenir et de recentrer les échanges sur l’objectif principal, quitte à préciser que le point est intéressant et que vous le verrai lors d’une prochaine réunion. Vous devez canaliser les échanges au sein de votre équipe.

 

 

2ème conseil : Jouer le rôle de chef d’orchestre :

Vous devez vous mettre dans la peau d’un chef d’orchestre. Voici les 3 principales clé :

 

Première clé : Votre rôle est de communiquer votre énergie dans les échanges, de faire émerger les idées au sein de votre équipe, à travers votre :

  • gestuelle,
  • intonation de voix,
  • rythme,
  • écoute active.

 

Deuxième clé : Vous devez également résumer, synthétiser au fur et à mesure l’intervention de chacun de vos collaborateurs pour vous assurer que vous l’avez bien compris, ainsi que le reste de votre équipe et de vous assurer qu’il a su exprimer son idée (Vidéo au sujet du pouvoir de la reformulation). C’est à vous également de relancer la discussion en posant des questions ouvertes pour approfondir un détail ou amener votre équipe à la réflexion de ce qu’il vient d’être dit.

 

Troisième clé :  Vous devez distribuer la parole à chacun d’eux et si besoin couper la parole si le collaborateur commence à être hors sujet.

Désigner un collaborateur pour lui donner la parole vous permet de contrôler le temps de parole de chacun et de garder le contrôle de la réunion entre les mains. Soyez confiant !

 

3ème conseil : Distribuer des actions à mener :

À la fin de la réunion, vous devez conclure en donnant des actions à mener à chacun. Nommer votre collaborateur et dites-lui précisément quelle action il doit mener et assurez-vous qu’il soit d’accord et qu’il a bien compris de ce que vous attendez de lui. En sortant de la réunion, vos collaborateurs doivent ressortir avec des avancées et des actions à mener pour que votre réunion soit efficace. Une réunion efficace est une réunion réussie.

 

Le danger d’une réunion est la procrastination. Alors, on peut vite perdre le contrôle d’une réunion en terme de temps et sans prise de décision. Il est toujours frustrant et sans intérêt de ressortir d’une réunion sans actions, ni de prise de décision claire et concrète. D’ailleurs, ce qui est contre-productif pour vous et pour votre équipe. Je vous rappelle mes 3 conseils : Fixer un objectif de réunion clair et s’y tenir, jouer le rôle de chef d’orchestre, distribuer les actions claires à mener individuellement avec si possible une dead-line.

Dites-moi ci-dessous en commentaire, êtes-vous à l’aise de couper la parole si besoin auprès de votre collaborateur lors d’une réunion ?

Échangeons ensemble à ce sujet lors d’une séance gratuite de 30 min (sans engagement) 😉

À très bientôt,

Aurélie

 

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