Animer une réunion télétravail, à distance, est plus difficile qu’une réunion physique. Cela vous demande beaucoup plus d’énergie, car vous devez jongler entre les problèmes techniques, la frustration de parler à travers un écran pour certains collaborateurs… Comment animer une réunion en télétravail de manière efficace et dans la convivialité tout en accompagnant vos collaborateurs à participer ? Je vous partage les 10 étapes à respecter.
En tant que manager, vous devez prendre le rôle de chef d’orchestre auprès de votre équipe lors des réunions que ce soit en physique ou en visioconférence.
Votre rôle est de :
- animer,
- faire participer toute votre équipe,
- créer un moment d’échanges, de partage,
- recentrer sur l’objectif principal, si la discussion sort du cadre,
- adapter votre manière de communiquer en fonction de l’esprit positif ou négatif de votre équipe,
- montrer l’exemple.
Voici les 10 étapes pour animer une réunion en télétravail :
En amont :
1ère étape : Fixer la date de la réunion
Fixez la date et l’heure de la prochaine réunion à l’avance pour que toute votre équipe s’organise et soit présente.
2ème étape : Envoyer l’ordre du jour
Envoyez par mail l’ordre du jour avec les différents points (sous forme d’énumérations) que vous souhaitez évoquer. Et demandez-leur s’ils souhaitent avoir des précisions sur certains points ou s’ils souhaitent en ajouter (cela va vous permettre de les travailler en amont).
Lors de la réunion :
3ème étape : Avoir une bonne posture
Vous devez avoir un bon état d’esprit, une bonne humeur, une joie d’animer cette réunion, car c’est votre état d’esprit qui sera communiqué et qui va mener l’ambiance durant la réunion à distance.
Faites attention à bien vous tenir droit, le plus souvent face à un écran, on a tendance à ne pas faire attention. Regardez bien vos collaborateurs lorsque vous communiquer, évitez de trop regarder vos notes et faites attention à l’intonation de votre voix qui peut être différente à travers un écran.
4ème étape : Accueillir vos collaborateurs
Accueillez un à un, chaque collaborateur en les nommant : « Bonjour Maxime, bonjour Samantha… » Demandez-leur d’activer leur caméra si c’est possible pour plus de convivialité et d’interactivités. Assurez-vous qu’ils vous entendent bien.
5ème étape : Prendre la température
Demandez à tour de rôle à chaque collaborateur comment il va.
Cela va vous permettre :
- de jauger le moral de chacun et collectivement,
- de dynamiser la réunion,
- d’intégrer chaque collaborateur au sein de la réunion en tant qu’acteur, et non spectateur.
- Et surtout d’adapter votre manière d’animer la réunion.
Ils sont motivés ? les échanges vont être fluides,
Ils sont peu réceptifs et peu motivés ? Vous allez devoir les accompagner à participer en les interrogeant : « Quel est ton avis George à ce sujet ? »
Vous pouvez également les interroger en leur demandant à tour de rôle d’exprimer une réussite, un point positif sur ces derniers jours, qu’ils devront partager auprès de tout le monde. Conséquence : dynamiser la réunion et commencer avec un esprit positif.
6ème étape : Présenter
Présentez l’objectif, l’ordre du jour avec les points qui ont été rajoutés par vos collaborateurs, fixez une durée pour que cette réunion soit efficace et productive.
7ème étape : Observer
Il est plus difficile d’animer une réunion en télétravail qu’une réunion physique. Vous devez être attentif aux différentes mimiques du visage de chaque collaborateur qui peuvent vous révéler énormément de choses, comme par exemple :
- Déceler un mal-être,
- Déceler une incompréhension.
Soyez conscient que ce n’est pas forcément simple pour tout le monde de communiquer à distance, d’oser prendre la parole en visio. Donnez-leur la parole en les désignant :
« Sophie, je te sens sceptique… », « Mathieu, j’ai l’impression que tu n’es pas d’accord… ».
Écouter attentivement vos collaborateurs.
8ème étape : S’assurer de la bonne compréhension
Assurez-vous que chaque collaborateur reparte avec une grande énergie, des objectifs clairs, sans interrogations, ni frustrations. Si c’est le cas, crever l’abcès immédiatement.
9ème étape : Remercier
Remerciez-les d’avoir été présent et d’avoir participé à cette réunion.
10ème étape : Envoyer un compte-rendu
Envoyez à la suite de la réunion un compte-rendu écrit par mail à chaque collaborateur de manière claire et concise.
Ces différentes étapes sont importantes pour animer une réunion en télétravail et de vous assurer de la bonne réception des différents messages que vous souhaitez véhiculer. Je vous rappelle les 10 étapes : Fixer la date de la réunion, envoyer l’ordre du jour en amont, avoir une bonne posture face à l’écran, accueillir vos collaborateurs dès leur connexion, prendre la température, présenter l’objectif de la réunion, observer, s’assurer de la bonne compréhension, remercier, envoyer un compte-rendu écrit.
Dites-moi ci-dessous en commentaire, est-ce que vous débutez vos réunions en évoquant un point positif ?
Échangeons ensemble à ce sujet lors d’une séance gratuite de 30 min (sans engagement) 😉
À très bientôt,
Aurélie